Kinh doanh online hiện được xem là hình thức kiếm tiền hấp dẫn và dẫn đầu xu hướng hiện nay. Bên cạnh các lĩnh vực thời trang, phụ kiện hay thực phẩm, văn phòng phẩm online được xem là “miếng bánh ngon” bị bỏ ngỏ chưa được khai thác đúng cách.
Nhu cầu mua hàng văn phòng phẩm online ngày càng tăng cao, tuy nhiên trên thị trường chưa xuất hiện một tên tuổi nào quá nổi bật. Do đó, nếu bạn đang tìm nguồn thu nhập cho bản thân thì kinh doanh văn phòng phẩm online là mảnh đất màu mỡ để bạn bắt đầu “canh tác”. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từ A-Z quy trình kinh doanh văn phòng phẩm online cho người mới bắt đầu.
Table of Contents
Lợi ích khi kinh doanh văn phòng phẩm online
Tiết kiệm được chi phí thuê mặt bằng
Lợi ích đầu tiên khi kinh doanh văn phòng phẩm online là tiết kiệm được chi phí thuê mặt bằng. Thông thường, khi kinh doanh mặt hàng này người bán phải chọn một vị trí đẹp, thuận tiện gần các cơ quan, trường học và chi phí cho các mặt bằng này khá cao.
Chưa kể bên cạnh tiền thuê cố định, bạn còn phải ký hợp đồng dài hạn, cọc ít nhất từ 2-6 tháng và phải bỏ ra một số tiền lớn cải tạo, tu sửa mặt bằng để đáp ứng cho việc kinh doanh của bạn. Các chi phí này sẽ ngốn rất nhiều tiền và thời gian thực hiện nhưng trên thực tế việc kinh doanh có thành công hay không vẫn là một câu hỏi chưa có câu trả lời
Tiết kiệm được phí nhân sự
Tiết kiệm chi phí nhân sự điểm cộng tuyệt vời khi kinh doanh văn phòng phẩm online. Việc mở cửa hàng kinh doanh trực tiếp phải luôn cần nhân sự để phục vụ khách hàng. Mỗi cửa hàng ít nhất 1 nhân sự đối với quy mô nhỏ và nếu quy mô lớn phải cần nhiều hơn để đáp ứng. Trong khi đó, kinh doanh online bạn có thể là người trực tiếp vận hành, tiết kiệm nhiều chi phí nhân sự.
Bán hàng được 24/7 và phục vụ được nhiều đối tượng khách hàng
So với cửa hàng truyền thống, bán văn phòng phẩm online tiếp cận được đa dạng khách hàng hơn. Bằng cách sử dụng nền tảng marketing online, khách hàng có thể đến với bạn thông qua website; mạng xã hội hay các sàn thương mại điện tử. Việc “chốt đơn” có thể diễn ra bất cứ lúc nào, 24/7 kể cả ngoài giờ làm việc. Công việc của bạn trở nên đơn giản hơn, chỉ cần chốt đơn; đóng gói và giao hàng cho đơn vị vận chuyển.
Tiết kiệm chi phí quảng cáo
Bán văn phòng phẩm offline sẽ tốn của bạn một khoản chi phí không nhỏ để quảng bá cho cửa hàng của mình: tờ rơi quảng cáo; in ấn banner, standee; chương trình quảng cáo offline tại cửa hàng… Trong khi chi phí quảng cáo online lại dễ chịu và tỷ lệ chuyển đổi hiệu quả hơn.
Hỗ trợ chăm sóc khách hàng nhanh chóng
Hiện nay, nhiều nền tảng bán hàng online đã trang bị ứng dụng quản lý kinh doanh. Các phần mềm hỗ trợ tin nhắn tự động giúp bạn dễ dàng giao tiếp với khách hàng. Một khi phát sinh nhu cầu cần giải quyết hay khách hàng có thắc mắc cần tư vấn; hệ thống tự động xử lý vấn đề. Vừa đáp ứng nhanh chóng; không để khách hàng chờ đợi lại tiết kiệm được nhiều thời gian cho người bán.
Không cần chi tiền để trang trí, thiết kế cửa hàng
Khi bạn không phải thuê mặt bằng kinh doanh thì các chi phí liên quan đến mặt bằng như phí trang trí và thiết kế cửa hàng cũng sẽ được giảm thiểu tối đa. Điều bạn cần làm là thiết kế website bán hàng thật bắt mắt và thuận tiện cho khách hàng giao dịch.
Kế hoạch kinh doanh văn phòng phẩm online
Phác thảo ý tưởng
Điều đầu tiên mà bạn cần làm khi lên kế hoạch kinh doanh văn phòng phẩm online là phác thảo ý tưởng. Bạn có thể lên mạng tìm kiếm trước các trang web; đối thủ cùng ngành ở sàn thương mại điện tử hay trên mạng xã hội. Sau đó tham khảo về cách thiết kế giao diện, cách bố trí và sắp xếp mặt hàng sao cho người mua dễ tìm kiếm. Màu sắc và tính năng của cửa hàng online của mình như thế nào? Liên tục đặt ra những câu hỏi để chân dung doanh nghiệp online ngày càng rõ nét hơn.
Bạn cũng cần tạo điểm nhấn riêng cho loại hình kinh doanh của mình để khách hàng phân biệt được bạn với đối thủ khác. Song, “đừng bán cái mình có, hãy bán thứ khách hàng cần” – xác định mặt hàng nào phù hợp với nhu cầu thực tế của khách hàng nhất để việc kinh doanh văn phòng phẩm online trở nên hiệu quả.
Xác định khách hàng tiềm năng
Điều thứ hai chính là bạn cần xác định tệp khách hàng tiềm năng của bạn là ai. Bạn sẽ chọn bán hàng cho phân khúc khách hàng nào trong đa dạng phân khúc: học sinh, sinh viên, văn phòng công ty, xí nghiệp,…
Khi đã xác định được phân khúc khách hàng mà bạn lựa chọn thì bạn sẽ biết bạn bán sản phẩm gì, giá cả và mẫu mã thế nào, nguồn hàng từ đâu để phù hợp với phân khúc khách hàng mà mình lựa chọn.
Khảo sát thị trường văn phòng phẩm
“Biết mình biết ta, trăm trận trăm thắng” do đó điều quan trọng tiếp theo là bạn phải khảo sát thị trường và tìm hiểu kỹ về đối thủ cạnh tranh của mình.
- Đối thủ của bạn đang kinh doanh cái gì, tập trung ở đâu?
- Ưu thế cạnh tranh của họ là gì?
- Có điểm nào họ làm chưa tốt?
Khi tìm hiểu được các nội dung này thì từ đó bạn có thể vạch ra các kế hoạch kinh doanh để học hỏi kinh nghiệm của đối thủ và tìm ra điểm họ làm chưa tốt để mình cải thiện và làm tốt hơn thì như vậy mới thu hút được các khách hàng tìm đến với bạn.
Lên kế hoạch vốn khi kinh doanh
Kế hoạch kinh doanh văn phòng phẩm online phải thật chi tiết và và kiểm soát kỹ càng chi phí chính như:
- Chi phí lập website và mua phần mềm bán hàng, ứng dụng chăm sóc khách hàng, chi phí nhập hàng, chi phí thuê nhân viên và các chi phí mua sắm các trang thiết bị cần thiết khác.
- Chi phí dự trù khác cho những khoản chi đột xuất (tốt nhất dự trù trong vòng 3-6 tháng kinh doanh)
- Chi phí nhân sự (nếu có)
Tìm nguồn hàng uy tín, chất lượng
Bước cuối cùng của bản kế hoạch vốn kinh doanh chính là nguồn hàng. Bạn sẽ tìm kiếm nguồn hàng kinh doanh văn phòng phẩm ở đâu? Nguồn hàng văn phòng phẩm từ người quen hay tìm kiếm trên mạng? Điều quan trọng nhất vẫn là đảm bảo chất lượng, nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm. Nên chọn lựa và cân nhắc giá cả kỹ càng, nguồn hàng phải uy tín để bạn có thể làm việc lâu dài, mang lại lợi nhuận ổn định cho bạn.
Các hình thức kinh doanh văn phòng phẩm online
Xây dựng website kinh doanh văn phòng phẩm online
Lên ý tưởng thiết kế website
Đây là bước đầu tiên mà bạn đưa bản phác thảo ý tưởng kinh doanh thành thực tiễn. Hãy chuẩn bị đủ ý tưởng thiết kế giao diện, màu sắc; phân loại các thông tin về sản phẩm; tính năng cho website.
Tìm đơn vị thiết kế
Bạn sẽ phải tìm đơn vị thiết kế uy tín cho website kinh doanh của mình và bước này thường không dễ dàng với những người lần đầu tiên làm web. Tham khảo đơn vị uy tín từ người thân hoặc bạn bè. Hay thậm chí bạn cũng có thể tự làm website từ các nguồn hướng dẫn trên Internet. So với việc thuê ngoài, tự làm sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí hơn, ngược lại sẽ mất nhiều thời gian hơn.
Thiết kế giao diện thân thiện với người dùng
Khi bắt đầu thiết kế website thì bạn nên yêu cầu đơn vị thiết cung cấp cho bạn đầy đủ các tính năng như thông tin về sản phẩm, các banner quảng cáo có thể cập nhật dễ dàng, hình ảnh có thể phóng to và thu nhỏ theo ý bạn. Trang web phải thiết kế đạt chuẩn SEO để dễ tìm kiếm. Tính năng về nhận đơn hàng của khách hàng phải đầy đủ và báo về mail của bạn ngay khi khách hàng đã đặt hàng online, phải có phần bình luận để website có thể lắng nghe ý kiến phản hồi của khách hàng để cải thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Kiểm tra và hoàn tất
Ngay khi đơn vị thiết kế làm xong website theo yêu cầu của bạn thì bạn cần kiểm tra các tính năng và ý tưởng ban đầu đã được thực hiện trên website hay không? Nếu kiểm tra thấy ổn thỏa thì có thể đăng tải các sản phẩm lên và bắt đầu kinh doanh online.
Sàn thương mại điện tử
Bạn có thể kinh doanh online dựa trên các sàn thương mại điện tử hot nhất hiện nay như Shopee, Tiki, Lazada. Các sàn thương mại điện tử giúp bạn đưa sản phẩm tiếp cận gần hơn với khách hàng. Giao diện, hình thức vận chuyển cũng được thiết kế sẵn theo quy trình vận hành của nền tảng, do đó người kinh doanh cũng dễ dàng thực hiện quá trình kinh doanh.
So với việc tự thiết kế website kinh doanh riêng, kinh doanh văn phòng phẩm online bằng sàn tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu. Tuy nhiên, người bán phải trả hoa hồng cho kênh cho từng sản phẩm.
Tiếp thị liên kết Affiliate Marketing
Nếu bạn có ít vốn nhưng ấp ủ đam mê kinh doanh văn phòng phẩm online thì hình thức này thật sự có thể khai phá tiềm năng của bạn. Affiliate được biết đến là tiếp thị liên kết; hoạt động theo mô hình phân cấp. Cá nhân muốn tham gia Affiliate Marketing, sẽ đóng vai trò như một cộng tác viên – đi giới thiệu dịch vụ, sản phẩm của nhà phân phối đến khách hàng thông qua các link liên kết. Khi khách hàng mua hàng thông qua liên kết, cộng tác viên được hưởng mức phần trăm hoa hồng tương ứng.
Hình thức kinh doanh này được nhiều người ưa chuộng, bởi dễ dàng kiếm tiền mà không phải bỏ ra vốn. Hiệu quả kiếm tiền cũng được đánh giá cao nếu người làm chịu sáng tạo và đầu tư. Affiliate được dự đoán sẽ tiếp tục lên ngôi trong nhiều năm tới. Do đó, nếu bạn dự định kinh doanh văn phòng phẩm online nhưng trong giai đoạn thiếu hụt vốn, hãy thử sức ngay với cách kiếm tiền Affiliate Marketing tại đây. Đảm bảo sẽ mang lại kết quả vô cùng tuyệt vời.
Các mặt hàng văn phòng phẩm phổ biến hiện nay
Người bán khi kinh doanh văn phòng phẩm online cần lựa chọn các mặt hàng có tính phổ biến, nhu cầu phát sinh thường xuyên, xoay vòng vốn nhanh và ít bị lỗi thời để bạn không bị đội chi phí khi kinh doanh. Các mặt hàng chủ đạo mà bạn cần nhập thường xuyên như sau:
Giấy in
Các loại giấy in chính là đồ dùng văn phòng phẩm bắt buộc phải có trong mỗi công ty, xí nghiệp, trường học và văn phòng làm việc. Giấy in được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau như in ấn, photocopy, lưu trữ thông tin, soạn thảo hợp đồng kinh doanh, ….
Giấy in được sử dụng phổ biến nhất vẫn là ở khổ giấy A4, các loại giấy khổ khác thường ít được sử dụng hơn. Tùy thuộc vào nhu cầu và tính chất công việc kinh doanh của văn phòng, công ty hay xí nghiệp mà họ sẽ chọn ra khổ giấy in nhất định.
Bút viết
Bút viết chính là văn phòng phẩm thiết yếu quan trọng và được sử dụng thường xuyên như giấy in. Bút viết cũng đa dạng chủng loại và nhiều màu sắc tùy theo nhu cầu sử dụng của từng cá nhân như bút bi, bút chì, bút màu, bút mực,….
Băng keo
Băng keo là vật không thể thiếu khi các cá nhân và tổ chức đặt mua văn phòng phẩm. Đặc biệt đối với loại hình công việc như phụ trách làm sự kiện, chuyên gửi hàng hóa và bưu kiện,…thì băng keo chính là vật dụng quan trọng không thể thiếu được.
Tập vở/Sổ ghi chép
Tập vở được sử dụng thường xuyên trong các trường học và các tổ chức liên quan đến giáo dục. Còn sổ ghi chép lại là món đồ quan trọng và cần thiết đối với dân văn phòng, giúp lưu lại những thông tin quan trọng trong phòng họp hay các dự án quan trọng.
Lưu ý quan trọng khi bán văn phòng phẩm online
Đầu tư website chỉn chu
Website bán hàng nên được đầu tư bắt mắt chỉn chu, giao diện thân thiện với người sử dụng. Bởi mục đích của nền tảng này là thu hút sự chú ý của khách hàng; tăng mức độ tin cậy và giúp khách hàng thuận tiện tìm kiếm thông tin, mua hàng dễ dàng.
Một website khó sử dụng, giao diện kém thu hút sẽ khó chiều lòng các vị “thượng đế”, khách hàng sẽ chuyển sang website khác để mua hàng để đáp ứng được kỳ vọng của họ.
Xây dựng chiến lược marketing phù hợp
Internet giờ có rất nhiều quảng cáo, thay đổi hàng ngày nên quảng cáo của bạn nếu không có điểm nhấn riêng, đánh vào nhu cầu khách hàng thì rất dễ bị trôi tuột trong rất nhiều quảng cáo vây quanh khách hàng hàng ngày.
Nếu đã xác định kinh doanh văn phòng phẩm online thì bạn phải có chiến lược marketing phù hợp; sao cho vừa quảng bá được thương hiệu cá nhân vừa tiếp cận được khách hàng; tỷ lệ chuyển đổi tương tác thành đơn hàng để gia tăng doanh số và lợi nhuận.
Tìm nguồn hàng chất lượng
Điều quan trọng hơn cả khi kinh doanh văn phòng phẩm online là sản phẩm của bạn phải có chất lượng và giá tốt. Website và marketing phù hợp có thể sẽ lôi kéo khách hàng mua hàng lần đầu nhưng chỉ khi bạn bán những sản phẩm chất lượng với mức giá hợp lý thì khách hàng mới quay lại để mua lần tiếp theo.
Định giá phù hợp
Đặc thù của ngành văn phòng phẩm là quá nhiều sản phẩm. Vì thế, việc định giá và báo giá văn phòng phẩm thường gây rắc rối cho người bán. Điều này đòi hỏi người chuẩn bị kinh doanh cần nắm rõ mức giá thị trường và có chiến lược giá để tồn tại lâu dài trên thị trường.
Bạn cần nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh để xem đâu là mức giá bán phù hợp nhất với lượng khách hàng mục tiêu bạn nhắm đến. Thông thường thì khách hàng chủ yếu quan tâm đến 3 tiêu chí là sản phẩm chất lượng, phù hợp thị trường và mức giá hợp lý.
Nơi cung cấp nguồn hàng văn phòng phẩm uy tín
Để mua được sản phẩm chất lượng với mức giá tốt đòi hỏi bạn phải tìm được nguồn hàng “ngon” cho mình. Trước vô vàn nguồn hàng văn phòng phẩm, MR KEO được xem là địa chỉ hàng đầu để bạn an tâm “chọn mặt gửi vàng”.
Thương hiệu chuyên phân phối văn phòng phẩm nói chung và các mặt hàng giấy nhập khẩu nói riêng. Tại đây, bạn có thể nhập nguồn hàng với giá cực cạnh tranh trên thị trường. Song, đối với các thương lái vốn ít, lựa chọn an toàn vẫn là trở thành cộng tác viên đồng hành cùng MR KEO trong mảng văn phòng phẩm. Đây cũng là cơ hội để bạn test thị trường; xem sức mua của thị trường rồi mới đi đến con đường kinh doanh văn phòng phẩm online chính thức.
Vậy đâu là ưu điểm vượt trội để bạn lựa chọn MR KEO thay vì lựa chọn nhà cung cấp khác. MR KEO có 3 ưu điểm vượt trội sau:
Không cần đặt cọc
Ưu điểm đầu tiên là khi bạn mua hàng tại MR KEO là bạn không cần đặt cọc trước cho lô hàng của mình. Điều này giúp bạn không bị chôn vốn trong thời gian chờ nhà cung cấp giao hàng và có vốn để lưu chuyển trong hoạt động kinh doanh của mình.
Luôn có sẵn số lượng hàng lớn
Ưu điểm thứ 2 của MR KEO là nguồn hàng luôn có sẵn với số lượng hàng lớn. Khi bạn cần nhập hàng với số lượng lớn và yêu cầu giao hàng ngay để đáp ứng cho nhu cầu khách hàng và thị trường lúc đó thì hãy yên tâm vì MR KEO luôn có sẵn nguồn hàng số lượng lớn để đáp ứng yêu cầu của bạn bất kỳ lúc nào. MR KEO cũng hiểu phải luôn duy trì những điểm nổi bật này để có thể làm việc lâu dài với các khách hàng và đối tác của mình.
Chiết khấu cao
Điểm nổi bật thứ 3 của MR KEO chính là chiết khấu cao. Khi kinh doanh thì điều quan trọng là nguồn hàng chất lượng với mức giá rẻ để bạn có thể dễ bán hàng cho khách và đem lại lợi nhuận cho công việc kinh doanh của mình. Chính vì điều này mà MR KEO luôn giữ quan điểm là cung cấp sản phẩm với mức chiết khấu cao cho đối tác mua hàng để hỗ trợ công việc kinh doanh của đối tác.
Một số câu hỏi khi kinh doanh văn phòng phẩm online
Rủi ro khi kinh doanh văn phòng phẩm
Kinh doanh ngành hàng nào hay lĩnh vực nào cũng đều tồn tại rủi ro chứ không chỉ riêng kinh doanh văn phòng phẩm. Rủi ro kinh doanh thường rơi vào việc nghiên cứu thị trường chưa đúng. Xác định sai đối tượng bán hàng hay quy mô kinh doanh không phù hợp. Ngoài ra, rủi ro cũng có thể xuất phát từ việc chỉ tập trung 1 yếu tố trong kinh doanh mà bỏ qua các yếu tố quan trọng khác.
Kinh doanh văn phòng phẩm có lãi không
Kinh doanh văn phòng phẩm phải mang lại lợi nhuận thì thị trường mới xuất hiện nhiều cửa hàng bán văn phòng phẩm đến thế. Song, nhu cầu văn phòng phẩm trong đời sống khá cao: từ dụng cụ phục vụ học tập; văn phòng đến công ty; xí nghiệp… do đó được đánh giá là lĩnh vực tiềm năng để bắt đầu kinh doanh online.
Nhìn chung, lợi nhuận khi kinh doanh văn phòng phẩm là không hề nhỏ và đây là lĩnh vực được chú trọng đầu tư nhiều trong tương lai. Khả năng thu hồi vốn của loại hình kinh doanh này trong thực tế cũng được đánh giá là tương đối và ổn định.
Khó khăn khi kinh doanh văn phòng phẩm online
Khó khăn làm “đau đầu” nhất của kinh doanh văn phòng phẩm online là việc bạn cần phải học hỏi mỗi ngày, cải tiến thêm cách làm sao cho bài viết và sản phẩm của mình luôn thu hút được những người đang sử dụng internet online mua hàng.
Qua bài viết trên, chúng tôi đã cung cấp tất tần tật kiến thức liên quan đến kinh doanh văn phòng phẩm online. Mong rằng, bạn đọc đã nắm bắt được quy trình kinh doanh và tự tin thực chiến khi bắt đầu khởi nghiệp – khởi sự. Trong bất cứ lĩnh vực nào cũng có cả khó khăn lẫn thách thức, tuy nhiên phải “dấn thân” mới gặt hái được quả ngọt. Chúc các bạn thành công khi bắt tay thực hiện hóa ý tưởng của mình.
